15 augustus 2019

Observeren teamoverleg

Het observeren van teamoverleg in organisaties is bij uitstek geschikt om inzicht te krijgen in de dynamiek die zich afspeelt in teams en organisaties. In het hier en nu worden de patronen in teams en organisaties pas echt zichtbaar en voelbaar. Observeren doe je door gedetailleerd waar te nemen zonder oordeel. Op die manier krijg je een goed beeld van hoe de werkelijkheid zich aandient. Welke patronen blijven zich herhalen, wat gebeurt er op dat moment?

De eerste stap in teamontwikkeling is leren observeren, waarnemen zonder oordeel. Om je op weg te helpen kun je jouw team observeren aan de hand van de volgende checklist:

De scores hebben de volgende waarden:

1-nooit voor    2-nauwelijks voor    3-soms voor    4-regelmatig voor    5-vaak voor

 

In welke mate zijn de volgende kenmerken aanwezig SCORE
  Mate van aanwezigheid
1. Er is geen agenda. 1 2 3 4 5
2. De agenda wordt (voornamelijk) door de leiding bepaalt. 1 2 3 4 5
3. De agenda wordt te laat verstuurd. 1 2 3 4 5
4. Er worden geen notulen en/of actielijst  gemaakt. 1 2 3 4 5
5. Er worden punten behandeld die niet op de agenda staan. 1 2 3 4 5
6. De notulen van de voorgaande vergadering worden inhoudelijk  niet behandeld in het volgende overleg. 1 2 3 4 5
7. Er is geen duidelijke voorzitter. 1 2 3 4 5
8. De vergadering gaat regelmatig niet door. 1 2 3 4 5
9. Doel van de vergadering is onduidelijk. 1 2 3 4 5
10. De agenda wordt niet gevolgd. 1 2 3 4 5
11. Deelnemers komen onvoorbereid naar het overleg. 1 2 3 4 5
12. Deelnemers komen te laat. 1 2 3 4 5
13. Er zijn deelnemers niet aanwezig en hebben zich niet afgemeld bij de voorzitter. 1 2 3 4 5
14. Deelnemers verlaten vroegtijdig de vergadering zonder dit vooraf te melden. 1 2 3 4 5
15. Teamleden spreken elkaar niet aan op afwezigheid. 1 2 3 4 5
16. De voorzitter spreekt teamleden niet aan op ongewenst gedrag. 1 2 3 4 5
17. De vergadering is voornamelijk eenrichtingsverkeer voorzitter -> deelnemers. 1 2 3 4 5
18. De voorzitter heeft weinig vat op de vergadering. 1 2 3 4 5
19. Deelnemers laten elkaar niet uitpraten. 1 2 3 4 5
20. Men dwaalt af van het eigenlijke onderwerp. 1 2 3 4 5
21. De voorzitter discussieert zelf inhoudelijk mee en verliest daarmee het overzicht. 1 2 3 4 5
22. Een of meerdere teamleden hebben altijd wel een ‘goede’ reden om niet aanwezig te zijn. 1 2 3 4 5
23. Doel van de discussies zijn regelmatig niet duidelijk. 1 2 3 4 5
24. Vergaderingen lopen onnodig uit door te lange discussies. 1 2 3 4 5
25. Steeds dezelfde deelnemers domineren de vergadering, terwijl het merendeel zwijgend/mokkend volgt. 1 2 3 4 5
26. Aantal deelnemers is mentaal uitgeschakeld, zitten te tekenen of te werken op hun laptop of telefoon. 1 2 3 4 5
27. Teamleden verlaten regelmatig de ruimte om b.v. naar het toilet te gaan of te bellen. 1 2 3 4 5
28. Irritatie en boosheid worden genegeerd in de vergadering. 1 2 3 4 5
29. Er worden teamleden genegeerd tijdens discussies. 1 2 3 4 5
30. Teamleden spreken elkaar niet aan op ongewenst gedrag. 1 2 3 4 5
31. Er wordt heftig op elkaar gereageerd tijdens een discussie. 1 2 3 4 5
32. Deelnemers waarderen elkaar niet. 1 2 3 4 5
33. De voorzitter grijpt niet in bij emotionele discussies. 1 2 3 4 5
34. De spanning is regelmatig te snijden in de vergadering. 1 2 3 4 5
35. Er worden op de verkeerde momenten grappen gemaakt. 1 2 3 4 5
36. Steeds worden weer dezelfde ‘pijnpunten’ aan de orde gesteld. 1 2 3 4 5
37. Teamleden vertonen ‘duikgedrag’ pakken geen zaken op, investeren niet in het team. 1 2 3 4 5
38. Er wordt m.n. gesproken over de inhoud van het werk, nauwelijks over de manier waarop er wordt samengewerkt. 1 2 3 4 5
39. Aantal teamleden ziet de vergadering als een gezellig uitje. 1 2 3 4 5
40. Er worden geen concrete afspraken gemaakt in de vergadering. 1 2 3 4 5
41. Er is onduidelijkheid over genomen besluiten. 1 2 3 4 5
42. Na afloop van de vergadering gaat het overleg klagend en oordelend verder in sub-groepjes. 1 2 3 4 5
43. Er komt slecht tot geen antwoord op vragen die via de voorzitter geadresseerd worden bij de directie. 1 2 3 4 5
44. Er is vanuit het hoger management weinig betrokkenheid bij het afdelingsoverleg. 1 2 3 4 5
45. Vergaderingen worden niet geëvalueerd. 1 2 3 4 5

 

  • Als je kijkt naar de uitkomst van je observatie wat is dan jouw beeld van het team?
  • Waar ontbreekt het aan in het team, wat heeft het team nodig?
  • Welke interventie zou je willen doen?

Benieuwd wat wij op het gebied van teamcoaching voor je kunnen betekenen, wij maken graag een afspraak, zie de website.

Bron: P3RSONAL – werkvormen

Terug naar overzicht ➜

Laatste nieuws



Elkaar fysiek of op afstand ontmoeten?

Na een mooi eerste kwartaal voelt ook P3RSONAL de effecten van de pandemie. Vanuit de diverse contacten in ons netwerk, merkte we hoe iedereen druk was met het invulling geven aan de RIVM richtlijnen, in hun organisatie. Dat was ook de reden dat we de afgelopen tijd even niet het contact hebben gezocht. Inmiddels krijgen […]

Lees verder ➜

De kracht van ‘warm werk’ in teams.

Vorige week had ik een mooie teamsessie met een team bevelvoerders en ploegchefs van de brandweer. In het team speelde een aantal thema’s op het gebied van samenwerking. Maar ook thema’s op het gebied van leiderschap, hoe ga je om met de mondigheid van je manschappen. Interessant om te zien dat deze thema’s alleen spelen […]

Lees verder ➜

In het krijt staan

Het was al een aantal jaren geleden dat ik hem voor het laatst had gezien, Joris, vrolijk en bruisend van energie. Maar nu ik hem na een aantal jaren terugzie tijdens een training straalde hij weinig energie meer uit. Na afloop van de training wil hij graag een coachgesprek. Joris gaat zitten en begint zijn […]

Lees verder ➜
.